Ingen har någonsin vunnit en upphandling på sin ESPD. Men många har förlorat på den. Formaliadelen av ett anbud, blanketterna, intygen, kryssrutorna, är det tråkigaste momentet och samtidigt det enda som kan döda hela anbudet på en detalj. Här är genomgången och checklistan.
Vad är ESPD?
ESPD (European Single Procurement Document) är en standardiserad egenförsäkran där du intygar att bolaget uppfyller kraven: att skatter är betalda, att inga uteslutningsgrunder föreligger och att kvalificeringskraven uppfylls. Den fylls i digitalt i upphandlingssystemet. Poängen är att du försäkrar först och bevisar sen, endast den som ligger till för att vinna behöver lämna in alla underliggande bevis.
De fem formaliafällorna
- Fel bolag i fälten. Organisationsnummer, firmanamn och behörig företrädare ska matcha registreringsbeviset exakt. Lämnar moderbolaget eller dotterbolaget anbudet? Blanda inte.
- Kryssrutor på autopilot. ESPD:ns frågor om uteslutningsgrunder är formulerade med negationer och kan lätt kryssas fel. Läs varje fråga två gånger.
- Åberopad kapacitet utan papper. Lutar ni er mot annans kapacitet ska det redovisas i ESPD:n och ofta styrkas med åtagande. Glöms regelbundet.
- Utgångna dokument. Registreringsbevis och kreditupplysningar har ofta ålderskrav, till exempel max tre månader gamla. Kontrollera datumen.
- Osignerade bilagor. Vissa blanketter kräver underskrift av behörig firmatecknare, inte av vem som helst på bolaget.
Checklistan: tio minuter före inlämning
- Kravmatrisen avbockad: varje skall-krav har ett svar med angiven plats i anbudet.
- Alla efterfrågade bilagor uppladdade, med rätt filnamn om sådant anges.
- ESPD genomläst en sista gång, särskilt uteslutningsfrågorna.
- Priser ifyllda i rätt fält och rätt format, exklusive eller inklusive moms enligt instruktion.
- Referensintyg påskrivna och bifogade, se guiden om referensuppdrag.
- Inga egna reservationer eller bifogade egna villkor någonstans.
- Inlämnat minst 24 timmar före deadline, med sparat inlämningskvitto.
Låter det överdrivet försiktigt? Statistiken talar sitt språk: en stor andel av alla förkastade anbud faller på exakt de här punkterna, inte på innehållet. Fler fällor finns i genomgången av de vanligaste misstagen.
Vill du slippa göra det här själv?
Anbudspartner bevakar upphandlingar i din bransch, tolkar underlagen och levererar färdiga anbudsutkast. Du sätter priset, vi gör resten. Första steget kostar ingenting: en kostnadsfri genomgång av en upphandling som passar er.