"Vi vann ramavtalet!" är ett av de mest missförstådda segerropen i offentliga affärer. Ett ramavtal är nämligen inte en order, det är en jaktlicens. Skillnaden mellan avtalsformerna avgör hur mycket arbete som återstår efter vinsten, och den ska in i kalkylen redan innan anbudet skrivs.
Kontrakt: vinsten är affären
Ett vanligt upphandlingskontrakt avser en definierad leverans: ett bygge, ett systeminförande, en tjänst med bestämd volym. Vinner du, levererar du och fakturerar. Intäkten är i princip säkrad i och med tilldelningen. Enkelt att kalkylera, och därför ofta hårdare priskonkurrens.
Ramavtal: vinsten är rätten att sälja
Ett ramavtal fastställer villkoren för framtida avrop, men garanterar sällan någon volym. Hur affärerna sedan fördelas styrs av avropsmodellen, och den ska du läsa lika noga som priset:
- Rangordning: avrop går till leverantör ett så länge den kan leverera. Är du tvåa eller trea kan intäkten bli nära noll, en andraplats är här nästan värdelös.
- Förnyad konkurrensutsättning: varje avrop blir en miniupphandling mellan ramavtalsleverantörerna. Du vinner rätten att fortsätta tävla, med löpande anbudsarbete som följd, men också löpande chanser.
- Fördelningsnyckel eller kombinationer: volymen fördelas enligt en angiven modell. Läs exakt hur, "objektiva kriterier" kan i praktiken betyda närhet, kapacitet eller turordning.
Kalkylera avtalsformerna olika
I go/no-go-beslutet ska ramavtal med rangordning värderas på sannolikheten att bli etta, inte på ramavtalets totala takvolym. Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning ska värderas med avropsarbetet inräknat: räkna med anbudstimmar per avrop, året runt, och bygg ett anbudsbibliotek som gör varje avropssvar billigt att producera.
Efter vinsten: förvalta platsen
Leverantörer som vinner ramavtal och sedan är passiva blir omsprungna vid avropen. Håll kontakt med avropande enheter (inom regelverkets ramar), svara snabbt på varje förfrågan och leverera mätbart bra, avtalsuppföljning väger allt tyngre hos beställarna. Ramavtalet är starten på säljarbetet, inte slutet.
Vill du slippa göra det här själv?
Anbudspartner bevakar upphandlingar i din bransch, tolkar underlagen och levererar färdiga anbudsutkast. Du sätter priset, vi gör resten. Första steget kostar ingenting: en kostnadsfri genomgång av en upphandling som passar er.