Planera upphandlingsåret: så ligger du steget före i januari

Det finns två sorters anbudsarbete. Det ena börjar när annonsen upptäcks tio dagar före deadline och slutar i nattarbete. Det andra började ett halvår tidigare, när upphandlingen dök upp i en plan, och genomförs i lugn takt med färdiga underlag. Skillnaden är inte resurser. Den är planering, och årsskiftet är rätt tillfälle att lägga den.

Kartlägg vad som kommer

• Myndigheternas upphandlingsplaner: många kommuner och regioner publicerar årsvisa planer över kommande upphandlingar. Gå igenom planerna för era viktigaste geografier och notera allt relevant med kvartal.
• Avtal som löper ut: dagens ramavtal har slutdatum, och slutdatum betyder ny upphandling. Sammanställ vilka avtal i er bransch som går ut under året, det är er pipeline.
• Förlorade upphandlingar: allt ni förlorat de senaste åren kommer tillbaka. Anteckningarna från vinnaranalyserna är nu er startfördel.

Rusta underlagen i lågsäsong

Det mesta av ett anbud går att förbereda innan annonsen finns: referensbanken uppdaterad med årets uppdrag, nya nyckeltal från bokslutet, certifikat och försäkringsbrev i aktuella versioner, grundtexterna i anbudsbiblioteket genomgångna. En dags arbete i januari sparar en vecka i maj när tre annonser landar samtidigt.

Sätt årets mål i antal, inte i hopp

Bestäm hur många anbud ni ska lämna, till exempel ett per kvartal, och håll det som en produktionssiffra. Anbudsförmåga byggs genom repetition: go/no-go-disciplinen blir skarpare, biblioteket växer och varje anbud blir billigare att producera än det förra. Bolag som lämnar noll anbud på ett år har inte haft otur, de har saknat plan.

Boka in bevakningsöversynen

Branscher förändras, CPV-koder likaså. Se över era bevakningsprofiler en gång per år: nya kodområden, ändrade geografier, nya avtalsområden hos beställarna. En bevakning som sattes upp för två år sedan fångar sällan dagens hela marknad, guiden för uppsättningen finns i bevakningsguiden.