Det märkligaste med offentlig upphandling är att facit publiceras i förväg. Utvärderingsmodellen i förfrågningsunderlaget talar om exakt hur vinnaren utses. Ändå läser många anbudsgivare den sist, eller inte alls. Läser du den först kan du räkna ut din vinstchans innan du skrivit ett ord.
De tre grundmodellerna
Lägsta pris
Enklast: alla som klarar kraven rangordnas på pris. Här vinner den mest kostnadseffektiva organisationen, och texterna spelar bara roll för att klara skall-kraven. Är ni inte prisledande i er nisch, hoppa över dessa.
Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
Vanligast. Pris och kvalitet viktas, till exempel 40/60, och kvaliteten poängsätts utifrån era beskrivningar av metod, kompetens och genomförande. Här kan ett dyrare anbud vinna, om texterna tar hem kvalitetspoängen. Det är i dessa upphandlingar bra anbudsskrivning betalar sig mest, vilket vi går igenom i vår process för anbudstexter.
Fast pris, bästa kvalitet
Priset är låst av myndigheten och konkurrensen sker enbart på kvalitet. Hundra procent av utfallet avgörs av texterna. Guld för bolag som är bra men inte billigast.
Räkna på viktningen innan du bestämmer dig
Ett konkret exempel: viktningen är 60 procent pris, 40 procent kvalitet. Då kan en konkurrent som är tio procent billigare bara slås om du tar betydligt fler kvalitetspoäng. Är viktningen i stället 30/70 kan ett välskrivet anbud vinna trots klart högre pris. Samma bolag, samma tjänst, helt olika vinstchans, bara på grund av modellen.
Granska poängskalan, inte bara viktningen
Två fällor gömmer sig ofta i detaljerna. Den ena är prisformler där små prisskillnader ger stora poängskillnader (eller tvärtom), räkna igenom formeln med ett par exempelpriser. Den andra är kvalitetskriterier med grov skala, till exempel bara tre nivåer, där det i praktiken är svårt att skilja sig från mängden. Upphandlingsmyndigheten beskriver prövningen mer formellt i sin genomgång av hur anbud prövas.
Din snabbkalkyl på fem minuter
- Klarar vi kvalificeringskraven? (Om nej: stäng dokumentet.)
- Hur viktas pris mot kvalitet, och gynnar det oss?
- Vad krävs för maxpoäng på varje kvalitetskriterium, och kan vi bevisa det?
- Vem vinner realistiskt om vi lägger oss tio procent över lägsta tänkbara pris?
Kan du inte svara ja på minst tre av fyra bör du lägga tiden på nästa upphandling i stället. Hur du hittar den beskriver vi i guiden om bevakning av upphandlingar.
Vill du slippa göra det här själv?
Anbudspartner bevakar upphandlingar i din bransch, tolkar underlagen och levererar färdiga anbudsutkast. Du sätter priset, vi gör resten. Första steget kostar ingenting: en kostnadsfri genomgång av en upphandling som passar er.