Frågan är rimlig: är offentlig upphandling värt besväret för ett bolag med fem, tio eller tjugo anställda? Svaret är inte automatiskt ja. Det beror på tre siffror, och de går att räkna fram i förväg. Här är den ärliga kalkylen, inklusive skälen att avstå.
Vad det kostar att vara med
Ett seriöst anbud kräver 20 till 60 timmars arbete: läsa underlag, samla intyg, skriva texter, räkna pris. För en ägarledd verksamhet är det timmar som annars fakturerats eller sålt. Räkna med din verkliga timkostnad, inte noll, tid är den riktiga insatsen i det här spelet.
Vad som finns att vinna
- Kontraktslängd. Ramavtal löper ofta fyra år. Ett kontrakt på en miljon per år är alltså en fyramiljonersaffär, jämför det med vad 40 timmars säljarbete normalt genererar.
- Betalningssäkerhet. Offentliga beställare betalar. Kredit- och konkursrisken som gnager i privata affärer försvinner.
- Referensvärdet. Första offentliga kontraktet är svårast. Sedan blir det en referens som öppnar både fler upphandlingar och privata affärer.
- Planerbarhet. Fleråriga avtal ger basbeläggning som gör bolaget mindre beroende av månadens säljlycka.
Tre situationer där du bör avstå
- Modellen gynnar inte er. Lägsta pris-upphandlingar när ni inte är prisledare är bortkastad tid, kontrollera alltid utvärderingsmodellen först.
- Kvalificeringen brister. Saknar ni omsättning eller referenser som krävs, och kan inte åberopa annans kapacitet, är anbudet chanslöst oavsett kvalitet.
- Leveransen skulle knäcka er. Att vinna ett kontrakt ni inte har kapacitet att leverera är dyrare än att förlora det. Viten och hävda avtal följer med i offentliga affärer.
Den enkla lönsamhetskalkylen
Förväntat värde = kontraktsvärde × realistisk vinstchans − anbudskostnad. Ett exempel: 3 miljoner i kontraktsvärde, 25 procents vinstchans i en upphandling med få väntade anbud, 40 timmars arbete à 800 kronor. Förväntat värde: 750 000 minus 32 000. Kalkylen tål till och med en halverad vinstchans. Men samma kalkyl med 5 procents chans i en upphandling med femton anbudsgivare slutar nära noll, då är svaret nej.
Verktygen för att bedöma vinstchansen realistiskt har vi beskrivit i guiderna om bevakning och kvalificeringskrav. Och vill du ha en andra bedömning innan du satsar veckorna: det är exakt vad vår kostnadsfria brief är till för.
Vill du slippa göra det här själv?
Anbudspartner bevakar upphandlingar i din bransch, tolkar underlagen och levererar färdiga anbudsutkast. Du sätter priset, vi gör resten. Första steget kostar ingenting: en kostnadsfri genomgång av en upphandling som passar er.